2　文書主任は、その所属の職員のうちから所属長が任免する。

2　行政管理課長は、毎年1回以上各所属の文書処理の実務を検討し、適当な指導を行わなければならない。

2　文書整理番号(以下「番号」という。)は、記号ごとに毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終わるものとする。ただし、条例、規則、訓令、告示及び議案並びに別に定めるものにあっては、毎年1月1日に始まり12月31日に終わるものとする。

2　出先機関(大垣市行政組織規則(平成18年規則第12号)第2条第3項の出先機関のうち、複数の所属が置かれるものをいう。以下同じ。)に到達した文書は、当該出先機関の庶務を所掌する所属において、前項の規定の例により処理する。ただし、これにより難いときは、行政管理課長と協議の上、属すべき所属に確実に配布するために必要な措置を講ずるものとする。

2　執務時間外に出先機関に到達した文書は、当該出先機関において、属すべき所属に確実に配布するために必要な措置を講ずるものとする。

2　所属長は、到達文書について、属すべき所属が他にあるときは当該到達文書を直ちに回送し、属すべき所属が不明のときは当該到達文書を直ちに行政管理課(出先機関にあっては、当該出先機関の庶務を所掌する所属又は行政管理課)に返送しなければならない。

3　第1項の規定により到達文書の回付を受けた職員は、当該到達文書の余白に文書収受印を押すとともに、文書管理システムに収受年月日、件名その他の必要な事項を登録し、当該到達文書に文書管理システムにより付された番号を記載し、文書主任の確認を受けなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する到達文書については、文書管理システムへの登録及び到達文書への番号の記載を省略することができる。

4　前項の規定にかかわらず、市長が適当と認めるときは、文書収受印の押印及び番号の記載を省略することができる。

2　前項の規定にかかわらず、所属長は、特別の事情があると認めるときは、光ディスク等の媒体により電子文書を受領することができる。

3　前2項の規定により受信又は受領した電子文書は、前条の例により処理するものとする。ただし、これにより難いとき又はこれによる必要がないと認めるときは、この限りでない。

4　情報処理システムへの着信の確認は、定時に行うものとする。

2　担当者は、前項の場合において、事務の性質により直ちに処理することができないものは、所属長に呈覧し、その指示又は承認を受けなければならない。

2　前項第2号及び第3号に掲げるもののうち第26条第1項に規定する保存期間が第5種以外のものについては、行政管理課長が別に定める文書等の管理上必要な事項を文書管理システムに登録しなければならない。

3　文書の起案に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

4　起案書は、次の要領により、整備しなければならない。

5　電話又は口頭による照会、回答、通知等は、事案の重要度に応じ、文書管理システムを用いて処理しなければならない。この場合において、通話者、通話時刻等必要な事項を付記しなければならない。

6　起案用紙の様式は第3号様式とし、その決裁区分は次に掲げるとおりとする。

2　秘密文書、特に急を要する文書又は説明を要する文書は、処理担当者自ら持回りして決裁を受けなければならない。

3　起案文書の回議が完了したときは、遅滞なく、文書管理システムに必要な事項を登録しなければならない。ただし、前条第1項ただし書に該当するときは、この限りでない。

2　回議中の文書は速やかに処理するように努め、やむを得ず保存する場合には必ず未決書類箱に入れておかなければならない。

2　送付文書には、記号及び番号を付すものとする。この場合において、第11条第3項の規定により番号を付された到達文書に対する送付文書については、同項の規定により付された番号に枝番号を付すものとする。

3　送付文書には、その記名に応じ公印を押印する。

4　対内文書又は軽易なものについては、記号及び番号を付すこと又は公印の押印を省略することができる。

2　文書主任は、郵便により発送する文書等があるときは、それを封筒に入れ、あて名及び差出所属を明記して行政管理課に提出しなければならない。

3　ファクシミリ又は電子メールにより施行する文書等(第19条第4項に規定するものに限る。)があるときは、担当所属において発信するものとする。

4　文書等の施行が完了したときは、遅滞なく、文書管理システムに必要な事項を登録しなければならない。ただし、第15条第1項ただし書に該当するときは、この限りでない。

2　前項の処置を行った文書(以下「完結文書」という。)は、次の方法により文書主任が編集し、及び製本しなければならない。

2　前項の分類の基準は、原則として、大分類、中分類及び小分類の階層構造による行政科目別文書分類表(別表第2)によるものとする。

2　前項の期限までに前項の文書等を引継ぐことができないとき、又はそのまま所属で保管しようとするときは、行政管理課長の承認を受けなければならない。

3　引継ぎは、原則として文書等の属する年度及び保存期間ごとに文書等ファイル単位で行う。

2　書庫に保存するに当たっては、文書等は所属ごとに分類し、年次別に整理しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書等及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等についての保存期間は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間によるものとする。

3　文書等の保存期間は、処理完結の翌年度4月1日から起算する。ただし、暦年をもって処理するものにあっては、翌年1月1日から起算する。

2　所属長は、文書等の保存種別の基準に従い、その所管する所属の文書等の保存期間を定め、その保存期間が満了する日までの間、当該文書等を保存するものとする。

3　前項の規定にかかわらず、所属長は、文書等の保存種別の基準に定める保存期間を超えて保存する必要があると認める文書等については、行政管理課長の承認を得て、その必要な期間当該文書等を保存することができる。

2　保存期間が満了した文書等は、行政管理課長が廃棄しなければならない。

3　文書等の廃棄に当たっては、行政管理課長は、市長の決裁を受けなければならない。

4　廃棄する文書等は、裁断、溶解又は消去その他適切な方法により廃棄しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令施行の際、改正前の様式で作成済の様式については、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、平成20年1月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令施行の際、改正前の様式で作成済の様式については、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の第3号様式の規定は、平成22年度以後に起案する文書について適用し、平成21年度までの文書については、なお従前の例による。

3　改正後の第4号様式及び第7号様式の規定は、平成21年度以後に完結した文書について適用し、平成20年度までに完結した文書については、なお従前の例による。

4　この訓令施行の際、改正前の様式で作成済の様式については、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、平成22年9月1日から施行する。

この訓令は、平成22年10月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。ただし、別表第2の改正規定は、平成24年7月9日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成24年12月1日から施行する。

(大垣市文書取扱規程の一部改正に伴う経過措置)

2　第2条の規定による改正前の大垣市文書取扱規程第3号様式は、当分の間、所要の調整をして、又は「補佐」若しくは「係長」とあるのは主幹と、「係」とあるのは「担当」と読み替えて使用することができる。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年10月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この規則は、平成31年4月1日から施行する。

この規則は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の第3号様式は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年10月1日から施行する。

この訓令は、令和7年4月1日から施行する。